概括地講，檔案的作用有兩個方面，一是憑證作用；二是參考作用。對于一個具體單位或個人，檔案的作用體現在以下方面：

1、檔案是一個單位或個人歷史的真實、全面的反映。

2、檔案是一個單位或個人維護自身權益的重要工具。

3、檔案是一個單位規范管理的基礎。

4、檔案我們積累和傳播知識重要載體。

5、檔案是開展單位文化建設的重要素材，特別是對于企業建立企業文化有不可替代的作用。

6、檔案是一個單位或個人建立信用，在社會活動、生產經營等方面建立和利用信用體系，獲得發展最有力的工具。